Organigram maken in Excel: 4 methoden & 2026 EOL fix

Wil je een organigram maken in Excel? De snelste methode in 2026 is via de ingebouwde SmartArt-functie, waarmee je in enkele minuten een visuele hiërarchie opbouwt. Heb je een grote organisatie met honderden medewerkers? Dan kun je beter data importeren vanuit Microsoft Entra ID (voorheen Azure AD) en deze verwerken via Power Query. Let wel goed op een belangrijke wijziging: de populaire Visio Data Visualizer add-in, die veel IT-beheerders gebruikten om Excel-tabellen automatisch om te zetten in organigrammen, bereikt op 2 maart 2026 zijn End-of-Life (EOL) en stopt definitief met werken. In dit uitgebreide artikel leggen we exact uit hoe je anno 2026 een organigram opbouwt, hoe je ruwe medewerkersdata voorbereidt en welke alternatieve tools je hebt voor complexe bedrijfsstructuren.

Wat is een organigram en waarom Excel gebruiken in 2026?

Een organigram, ook wel organisatieschema of org chart genoemd, is een grafische weergave van de interne structuur van een bedrijf. Het toont de hiërarchie, de verschillende afdelingen en de rapportagelijnen tussen medewerkers en managers. Een accuraat organigram maakt direct inzichtelijk wie de leiding heeft over welk team en bij wie een medewerker moet aankloppen voor escalaties of goedkeuringen. [INTERNAL:wat-is-een-organigram]

Hoewel er in 2026 veel gespecialiseerde cloud-HR-systemen bestaan, blijft Microsoft Excel een van de meest gebruikte tools voor het maken van organigrammen. Waarom? Omdat vrijwel elke kantoormedewerker toegang heeft tot Excel via een Microsoft 365-licentie. Je hebt geen extra dure software nodig om een basisoverzicht te maken. Bovendien biedt Excel de mogelijkheid om lokaal en offline te werken, wat voor afdelingen zoals Human Resources (HR) een groot voordeel is in verband met strikte privacywetgeving en de AVG.

De voordelen van Excel voor organisatiestructuren

• Direct beschikbaar: Geen goedkeuring nodig voor de aanschaf van nieuwe SaaS-applicaties.
• Flexibel in opmaak: Je kunt kleuren, vormen en lettertypes volledig aanpassen aan de huisstijl van jouw organisatie.
• Integratie met data: Excel is een krachtige database-tool. Je kunt eenvoudig lijsten met werknemersgegevens koppelen, filteren en sorteren.
• Veiligheid: Een lokaal Excel-bestand of een bestand op een afgeschermde SharePoint-site geeft je volledige controle over wie de salaris- of functiedata mag inzien.

Toch heeft Excel ook een nadeel. Het programma is van origine een rekenblad en geen tekenprogramma. Voor gigantische organisaties met duizenden werknemers en complexe matrixstructuren kan een Excel-organigram onoverzichtelijk worden. In die gevallen is een combinatie van Excel (als databron) en een gespecialiseerde tool (als weergave) vaak de beste route.

Methode 1: Snel een organigram maken via SmartArt (Stap-voor-stap)

Voor kleine tot middelgrote bedrijven is de ingebouwde SmartArt-functie de absolute standaard. SmartArt zet een simpele opsomming van tekst om in een professioneel ogend diagram. Je hoeft geen losse blokjes te tekenen en geen lijntjes handmatig te verbinden; Excel doet dit automatisch voor je.

Stap 1: SmartArt openen en een lay-out kiezen

Begin met een leeg Excel-werkblad. Volg daarna deze stappen om het fundament van je organigram te leggen:

1. Klik in het lint bovenaan op het tabblad Invoegen.
2. Zoek in de groep Illustraties naar de knop SmartArt en klik hierop.
3. Er opent een nieuw venster met diverse categorieën. Kies aan de linkerkant voor de categorie Hiërarchie.
4. Je ziet nu verschillende soorten organigrammen. Selecteer de eerste optie, simpelweg Organigram genoemd, of kies voor Afbeeldingenorganigram als je portretfoto’s van medewerkers wilt toevoegen.
5. Klik op OK. Het lege diagram verschijnt nu op je werkblad.

Stap 2: Tekst en medewerkers toevoegen via het Tekstvenster

Wanneer het diagram op je scherm staat, zie je aan de linkerkant een klein venster: het Tekstvenster. Dit is de plek waar je de namen en functies invoert. Gebruik nooit je muis om in de losse blokjes te klikken; het Tekstvenster werkt veel sneller.

• Typ de naam van de directeur of CEO in het bovenste opsommingsteken.
• Druk op de Enter-toets om een nieuw blokje aan te maken.
• Druk op de Tab-toets om een medewerker een niveau omlaag te verplaatsen (demoveren). Deze persoon rapporteert nu aan de persoon erboven.
• Druk op Shift + Tab om een medewerker een niveau omhoog te verplaatsen (promoveren).

Door slim gebruik te maken van Enter, Tab en Shift+Tab bouw je in enkele minuten een complete boomstructuur op. Het diagram schaalt automatisch mee en past de tekstgrootte aan zodat alles binnen het kader past.

Stap 3: Assistenten en stafmedewerkers toevoegen

Soms heb je een functie die buiten de reguliere hiërarchie valt, zoals een Personal Assistant (PA) of een externe adviseur. Deze personen rapporten wel aan de directie, maar hebben zelf geen leidinggevende rol over de laag eronder. SmartArt heeft hier een speciale functie voor:

1. Selecteer het blokje van de manager in het diagram.
2. Ga bovenaan in het lint naar het tabblad SmartArt-ontwerp.
3. Klik aan de linkerkant op het pijltje naast Vorm toevoegen.
4. Kies de optie Assistent toevoegen.

Het blokje van de assistent wordt nu met een haakse lijn aan de zijkant van de manager geplaatst, duidelijk afgescheiden van de reguliere teamleden.

Stap 4: De lay-out en opmaak perfectioneren

Als je tientallen medewerkers op één rij hebt staan, wordt je organigram al snel te breed voor je beeldscherm. Je kunt de vertakkingen anders groeperen om ruimte te besparen.

1. Klik op het blokje van een manager waarvan je de onderliggende structuur wilt aanpassen.
2. Ga naar SmartArt-ontwerp en klik op de knop Indeling.
3. Kies voor Standaard (breed), Beide (twee kolommen onder elkaar), Links inspringend of Rechts inspringend.

Inspringende indelingen (hanging layouts) zijn ideaal om grote teams verticaal weer te geven, waardoor je Excel-bestand veel leesbaarder blijft. Tot slot kun je via de knop Kleuren wijzigen het diagram voorzien van de juiste bedrijfskleuren.

Methode 2: De Visio Data Visualizer add-in (Let op: End-of-Life 2026)

Jarenlang was de Visio Data Visualizer add-in de heilige graal voor IT-beheerders en HR-managers. Deze gratis invoegtoepassing maakte het mogelijk om een platte Excel-tabel (met de kolommen Medewerker-ID, Naam, Functie en Manager-ID) met één druk op de knop om te zetten in een dynamisch organigram. Wijzigde je een naam in de tabel? Dan veranderde het diagram direct mee.

Echter, Microsoft heeft een belangrijke wijziging doorgevoerd. De Visio Data Visualizer add-in is uitgefaseerd om de focus te verleggen naar de Visio Plan 2 desktop-applicatie en de webversie van Visio. Dit heeft grote gevolgen voor bestaande Excel-bestanden.

De tijdlijn van de uitfasering in 2026

Volgens de officiële documentatie van Microsoft verloopt de uitfasering in twee kritieke fases:

• Januari 2026: De invoegtoepassing is verwijderd uit de Microsoft Store (AppSource) en uit het Excel-lint. Het is vanaf dit moment niet meer mogelijk om nieuwe Data Visualizer-diagrammen aan te maken in Excel.
• 2 maart 2026: De achterliggende clouddienst die de diagrammen rendert, wordt definitief uitgeschakeld. Bestaande organigrammen die met deze add-in in Excel zijn ingesloten, stoppen met laden. Je ziet vanaf die datum een foutmelding of een leeg vlak. De onderliggende Excel-tabel met data blijft overigens wel gewoon behouden.

Hoe red je jouw bestaande organigrammen voor de deadline?

Heb je in het verleden organigrammen gemaakt met deze add-in? Dan moet je actie ondernemen vóór 2 maart 2026 om dataverlies te voorkomen. Je dient de diagrammen te exporteren naar een native Visio-bestand (`.vsdx`). Volg hiervoor deze stappen:

1. Open het Excel-bestand waarin het Data Visualizer-organigram staat.
2. Klik in de rechterbovenhoek van het diagramkader op de drie puntjes (…) voor meer opties.
3. Kies de optie Openen in webversie (Open in web).
4. Log in met je zakelijke Microsoft 365-account (Entra ID).
5. Er wordt nu automatisch een Visio-bestand aangemaakt en opgeslagen in je zakelijke OneDrive of SharePoint-omgeving.

Let op: na 2 maart 2026 zal de automatische datasynchronisatie tussen je Excel-tabel en dit nieuwe Visio-bestand niet meer werken, tenzij je beschikt over een betaalde Visio Plan 2-licentie waarmee je de datakoppeling handmatig kunt herstellen in de desktop-app.

Data voorbereiden: Gebruikers exporteren vanuit Microsoft Entra ID

Als je in 2026 een organigram wilt maken voor een bedrijf met meer dan vijftig medewerkers, is handmatig typen onbegonnen werk. De meest actuele bron van waarheid voor personeelsgegevens is de centrale IT-directory. Binnen Microsoft 365 is dit Microsoft Entra ID (de moderne naam voor Azure Active Directory). Hierin staan alle gebruikers, hun functietitels en, cruciaal voor een organigram, hun directe manager geregistreerd.

Methode A: Exporteren via het Entra Admin Center

De makkelijkste manier voor beheerders om deze data naar Excel te krijgen, is via de webinterface.

1. Ga naar het Microsoft Entra admin center en log in met een account dat minimaal de rol Global Reader of User Administrator heeft.
2. Navigeer in het linkermenu naar Identity > Users > All users.
3. Klik bovenaan de lijst op de knop Download users.
4. Kies voor een CSV-export. Het systeem genereert nu een bestand dat je in Excel kunt openen.

Controleer in het geëxporteerde bestand of de kolom Manager daadwerkelijk is ingevuld. In veel organisaties vergeten beheerders deze eigenschap bij te werken wanneer iemand van afdeling wisselt. Als het veld leeg is, kan geen enkel programma hier later een kloppend organigram van bouwen. [INTERNAL:personeelsplanning-software]

Methode B: Geavanceerd exporteren via Microsoft Graph PowerShell

Voor IT-professionals is PowerShell de efficiëntste route, omdat je hiermee exact kunt bepalen welke kolommen je exporteert. In 2026 gebruik je hiervoor de Microsoft Graph PowerShell-module, aangezien de oude MSOnline- en AzureAD-modules volledig zijn uitgefaseerd.

Gebruik het volgende script om een schone lijst van actieve gebruikers en hun managers te genereren:


Connect-MgGraph -Scopes 'User.Read.All'

Get-MgUser -Filter 'accountEnabled eq true' -Property Id, DisplayName, JobTitle, Department, Manager -ExpandProperty Manager -All | Select-Object DisplayName, JobTitle, Department, @{Name='ManagerName';Expression={$_.Manager.AdditionalProperties.displayName}} | Export-Csv -Path 'C: empEntraOrganigram.csv' -NoTypeInformation -Encoding UTF8

Dit script haalt alle actieve accounts op, leest het gekoppelde manager-object uit en exporteert een overzichtelijk CSV-bestand. Dit bestand vormt de perfecte basis om in Excel verder te verwerken.

Methode 3: Data inladen en opschonen met Power Query

Heb je het CSV-bestand uit Entra ID of je HR-systeem gedownload? Dan wil je deze ruwe data netjes in Excel krijgen. De beste manier om dit te doen is via Power Query. Het grote voordeel van Power Query is dat je de opschoonstappen opslaat. Als je volgende maand een nieuwe CSV-export maakt, hoef je in Excel alleen maar op ‘Vernieuwen’ te klikken om je tabel te updaten.

Stap-voor-stap data importeren

1. Open een leeg Excel-bestand.
2. Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevens ophalen > Uit bestand > Uit tekst/CSV.
3. Selecteer je geëxporteerde medewerkerslijst en klik op Importeren.
4. Klik in het voorbeeldvenster niet direct op Laden, maar kies voor Gegevens transformeren. De Power Query-editor opent nu.

Data opschonen voor je organigram

In de Power Query-editor moet je de data filteren zodat alleen relevante medewerkers overblijven. Systeemaccounts of externe gasten (guest users) wil je niet in je organigram hebben.

• Verwijder lege rijen: Filter de kolom DisplayName om lege waarden of null-waarden uit te sluiten.
• Filter op afdeling: Als je alleen een organigram voor de afdeling ‘Sales’ wilt maken, klik je op het filtericoontje van de kolom Department en vink je alleen Sales aan.
• Controleer de managers: Zorg ervoor dat de CEO of directeur als enige géén manager heeft (deze cel mag leeg zijn of ‘null’ bevatten). Alle andere werknemers moeten een geldige manager hebben, anders breekt de hiërarchische boomstructuur.

Ben je klaar met opschonen? Klik dan linksboven op Sluiten en laden. Excel plaatst de schone data nu in een opgemaakte tabel. Deze tabel kun je vervolgens gebruiken als referentie om je SmartArt handmatig in te vullen, of je kunt de tabel inladen in externe software zoals Visio of Lucidchart.

Methode 4: Automatiseren met Excel VBA (Macro’s)

Nu de Visio Data Visualizer add-in per maart 2026 niet meer werkt, zoeken veel gevorderde Excel-gebruikers naar manieren om tóch automatisch een organigram te genereren op basis van een tabel. Een krachtige, zij het technische, oplossing is het gebruik van Excel VBA (Visual Basic for Applications).

Met een VBA-macro kun je een script schrijven dat door jouw opgeschoonde Power Query-tabel loopt. Het script kan de volgende acties uitvoeren:

1. Het leest de naam en functie van elke medewerker in de tabel.
2. Het genereert voor elke medewerker een rechthoekige vorm (Shape) op een nieuw werkblad.
3. Het leest de Manager-kolom en tekent automatisch verbindingslijnen (Connectors) tussen de vorm van de medewerker en de vorm van de manager.
4. Het berekent de X- en Y-coördinaten om de blokken netjes uit te lijnen in een piramidestructuur.

Hoewel het schrijven van zo’n script programmeerkennis vereist, zijn er online talloze open-source VBA-sjablonen te vinden voor het genereren van organigrammen. Het voordeel van VBA is dat het 100% lokaal draait in Excel, zonder afhankelijk te zijn van cloud-diensten die, zoals we bij de Visio add-in zagen, plotseling uitgefaseerd kunnen worden.

Alternatieven voor Excel: Visio, SmartDraw en HR-software

Loop je tegen de limieten van Excel aan? Bijvoorbeeld omdat je organisatie meer dan 200 medewerkers heeft, of omdat je complexe matrix-rapportages hebt (waarbij één persoon aan twee managers rapporteert)? Dan is het in 2026 tijd om over te stappen op gespecialiseerde tools. [INTERNAL:visio-alternatieven]

1. Microsoft Visio Plan 2

Microsoft Visio is de officiële grote broer van de Excel SmartArt. Met een Visio Plan 2-licentie installeer je de uitgebreide desktop-applicatie. Visio heeft een ingebouwde wizard voor organigrammen. Je selecteert simpelweg je Excel-bestand, wijst de kolommen ‘Naam’ en ‘Manager’ aan, en Visio bouwt in enkele seconden een gigantisch, perfect uitgelijnd organigram verdeeld over meerdere pagina’s. Wijzigt je Excel-bestand? Dan synchroniseert Visio de data automatisch.

2. SmartDraw of Lucidchart

Als je liever in de browser werkt, zijn SmartDraw en Lucidchart uitstekende alternatieven. Beide tools integreren naadloos met Microsoft 365. Je kunt je Excel-data uploaden of een directe koppeling maken met Microsoft Entra ID. Een groot voordeel van SmartDraw is dat het de hiërarchie automatisch optimaliseert; het programma zorgt ervoor dat de blokken nooit overlappen en de tekst altijd leesbaar blijft. Vervolgens kun je het eindresultaat met één druk op de knop exporteren als afbeelding en deze in je Excel-dashboard plakken.

3. Gespecialiseerde HR-tools (TeamOrgChart / Organimi)

Voor grote enterprises is de beste oplossing in 2026 om Excel helemaal over te slaan voor de weergave. Tools zoals TeamOrgChart en Organimi koppelen via de Microsoft Graph API direct met Entra ID of je HR-systeem (zoals Workday of AFAS). Ze genereren real-time organigrammen die medewerkers via Microsoft Teams of een intranetportaal kunnen raadplegen. Je hoeft hierbij nooit meer handmatig blokjes te slepen of tabellen te updaten.

Veelgemaakte fouten bij Excel-organigrammen en oplossingen

Zelfs met de beste tools gaat er in de praktijk nog wel eens wat mis bij het structureren van personeelsdata. Vermijd de volgende drie veelgemaakte fouten:

Fout 1: Handmatig tekenen met losse vormen

Sommige gebruikers proberen een organigram te maken door via Invoegen > Vormen losse rechthoeken te tekenen en deze met lijntjes te verbinden. Doe dit nooit. Zodra er één persoon bij komt of vertrekt, moet je het hele document handmatig herschikken. Gebruik altijd SmartArt of een geautomatiseerde tool.

Fout 2: Te veel data in één diagram proppen

SmartArt heeft de neiging om de tekstgrootte automatisch te verkleinen naarmate je meer blokken toevoegt. Als je 100 medewerkers in één SmartArt-diagram plaatst, wordt het lettertype zo klein (bijvoorbeeld lettergrootte 4) dat het onleesbaar wordt. De oplossing? Maak een hoofdorganigram met alleen de directie en afdelingshoofden. Maak vervolgens op aparte Excel-tabbladen (sheets) een detail-organigram per specifieke afdeling.

Fout 3: De ‘Manager’ attributen in Entra ID niet bijwerken

Wanneer je data importeert uit Entra ID, is de kwaliteit van je organigram 100% afhankelijk van de brondata. Als HR vergeet om de manager van een nieuwe medewerker in te vullen, zweeft deze persoon los in het systeem en verschijnt hij of zij niet in de hiërarchie. Zorg in 2026 voor geautomatiseerde onboarding-processen waarbij het Manager-veld een verplicht attribuut is bij het aanmaken van een nieuw account.

Veelgestelde vragen

Wat is de snelste manier om een organigram in Excel te maken?

De snelste methode is het gebruik van de ingebouwde SmartArt-functie. Ga naar het tabblad Invoegen, klik op SmartArt, kies de categorie Hiërarchie en selecteer Organigram. Via het tekstvenster kun je vervolgens razendsnel namen intypen en de structuur bepalen met de Tab-toets.

Waarom werkt mijn Visio Data Visualizer in Excel niet meer?

Microsoft heeft de Visio Data Visualizer add-in begin 2026 uitgefaseerd. Op 2 maart 2026 is de achterliggende clouddienst definitief afgesloten. Hierdoor laden bestaande diagrammen niet meer. Je moet je diagrammen exporteren naar een Visio-bestand (.vsdx) of overstappen op Visio Plan 2 om geautomatiseerde organigrammen te blijven gebruiken.

Kan ik foto’s toevoegen aan een Excel organigram?

Ja, dat kan. Kies bij het invoegen van een SmartArt-diagram voor de optie ‘Afbeeldingenorganigram’ (Picture Organization Chart). In elk blokje verschijnt dan een afbeeldingspictogram. Klik hierop om een portretfoto vanaf je computer of uit je netwerk in te voegen.

Hoe importeer ik data vanuit Active Directory naar Excel?

In 2026 gebruik je hiervoor Microsoft Entra ID. Log in op het Entra admin center, ga naar Users > All users, en klik op ‘Download users’ om een CSV-bestand te genereren. Je kunt ook de Microsoft Graph PowerShell-module gebruiken met het commando Get-MgUser -ExpandProperty Manager voor een gerichte export. Deze CSV importeer je vervolgens via Power Query in Excel.

Is Excel beter dan Microsoft Visio voor organigrammen?

Nee, Excel is voornamelijk geschikt voor kleine en eenvoudige organigrammen via SmartArt. Microsoft Visio is speciaal ontworpen voor diagrammen en kan moeiteloos duizenden medewerkers verwerken, complexe matrixstructuren tekenen en live synchroniseren met externe databases. Voor professioneel gebruik is Visio superieur.

Hoe verander ik de lay-out van verticaal naar horizontaal in SmartArt?

Selecteer de manager waarvan je het team anders wilt weergeven. Ga in het lint naar ‘SmartArt-ontwerp’, klik op de knop ‘Indeling’ (Layout) en kies voor ‘Beide’ (Both) of ‘Links inspringend’ (Left Hanging). Hierdoor worden de onderliggende blokken verticaal onder elkaar geplaatst in plaats van horizontaal naast elkaar, wat veel ruimte bespaart.