Organisaties zijn vaak complexe structuren met verschillende afdelingen, teams en functies. Om deze structuur inzichtelijk te maken, wordt vaak gebruik gemaakt van een organogram. Maar wat is een organogram precies en waarom is het zo belangrijk voor een organisatie?
Definitie van een organogram
Een organogram is een schematische weergave van de organisatiestructuur van een bedrijf of instelling. Het geeft de hiërarchische verhoudingen weer tussen verschillende afdelingen, teams en functies binnen de organisatie. Hierdoor krijgen medewerkers en externe partijen een duidelijk beeld van wie waar verantwoordelijk voor is en hoe de verschillende onderdelen van de organisatie met elkaar verbonden zijn.
Waarom is een organogram belangrijk?
Een organogram heeft verschillende voordelen voor een organisatie:
- Duidelijkheid: Een organogram zorgt voor duidelijkheid over de structuur en hiërarchie binnen de organisatie. Medewerkers weten wie hun leidinggevende is en wie ze kunnen benaderen voor bepaalde zaken.
- Efficiëntie: Door de structuur inzichtelijk te maken, kunnen processen efficiënter verlopen. Medewerkers weten bij wie ze moeten zijn voor beslissingen en kunnen sneller schakelen.
- Communicatie: Een organogram bevordert de communicatie binnen de organisatie. Medewerkers weten wie ze kunnen benaderen voor vragen of problemen en kunnen beter samenwerken.
Soorten organogrammen
Er zijn verschillende soorten organogrammen die gebruikt kunnen worden, afhankelijk van de behoeften van de organisatie:
- Functioneel organogram: Hierbij wordt de organisatiestructuur weergegeven op basis van functies en taken. Dit type organogram is vooral geschikt voor organisaties waarbij de nadruk ligt op de verschillende taken en verantwoordelijkheden.
- Divisioneel organogram: Bij een divisioneel organogram wordt de organisatie opgedeeld in verschillende divisies of afdelingen. Dit type organogram is handig voor grote organisaties met meerdere locaties of business units.
- Matrix organogram: In een matrix organogram worden zowel de functionele als divisionele structuur weergegeven. Dit type organogram wordt vaak gebruikt in complexe organisaties waarbij medewerkers rapporteren aan meerdere leidinggevenden.
Hoe maak je een organogram?
Er zijn verschillende tools en softwareprogramma’s beschikbaar waarmee je eenvoudig een organogram kunt maken. Hierbij kun je gebruik maken van verschillende vormen, lijnen en kleuren om de structuur van de organisatie duidelijk weer te geven. Het is belangrijk om het organogram regelmatig te updaten, bijvoorbeeld bij veranderingen in de organisatiestructuur of nieuwe functies.
Al met al is een organogram een waardevol instrument voor elke organisatie. Het biedt duidelijkheid, bevordert efficiëntie en verbetert de communicatie binnen de organisatie. Door regelmatig gebruik te maken van een organogram, zorg je ervoor dat de structuur van de organisatie helder en overzichtelijk blijft voor alle betrokkenen.
