Een organigram opstellen is een belangrijke stap voor elke organisatie, groot of klein. Het geeft een duidelijk overzicht van de structuur van de organisatie en de verantwoordelijkheden van elk individu binnen de organisatie. In dit artikel zullen we dieper ingaan op het belang van een organigram, hoe je er een opstelt en waarom het essentieel is voor een goed georganiseerde organisatie.
Waarom is een organigram opstellen belangrijk?
Een organigram is een visuele weergave van de hiërarchie en structuur van een organisatie. Het laat zien wie er binnen de organisatie rapporteert aan wie, welke afdelingen er zijn en hoe deze met elkaar verbonden zijn. Door een organigram op te stellen, krijgen medewerkers een duidelijk beeld van de organisatiestructuur en weten ze wie ze kunnen benaderen voor bepaalde zaken.
Een organigram helpt ook bij het voorkomen van dubbele taken en overlappingen in verantwoordelijkheden. Door de taken en verantwoordelijkheden van elk individu duidelijk te definiëren in het organigram, wordt voorkomen dat er verwarring ontstaat over wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit zorgt voor een efficiëntere werkomgeving en voorkomt miscommunicatie.
Hoe stel je een organigram op?
Het opstellen van een organigram kan op verschillende manieren worden gedaan, afhankelijk van de grootte en complexiteit van de organisatie. Hier zijn enkele stappen die je kunt volgen om een organigram op te stellen:
1. Identificeer de belangrijkste functies en afdelingen binnen de organisatie
Begin met het identificeren van de belangrijkste functies en afdelingen binnen de organisatie. Dit kunnen bijvoorbeeld de directie, financiën, marketing, verkoop, HR en IT zijn. Maak een lijst van alle functies en afdelingen die binnen de organisatie aanwezig zijn.
2. Bepaal de hiërarchie en rapportagelijnen
Bepaal vervolgens de hiërarchie en rapportagelijnen binnen de organisatie. Wie rapporteert aan wie en welke afdelingen vallen onder welke functies? Dit geeft een duidelijk beeld van de structuur van de organisatie en hoe de verschillende afdelingen met elkaar verbonden zijn.
3. Maak gebruik van organigram software
Gebruik organigram software om het organigram visueel vorm te geven. Er zijn verschillende tools beschikbaar waarmee je eenvoudig een organigram kunt maken en aanpassen. Deze software maakt het gemakkelijk om de structuur van de organisatie in kaart te brengen en te delen met medewerkers.
4. Communiceer het organigram naar alle medewerkers
Zodra het organigram is opgesteld, is het belangrijk om het te communiceren naar alle medewerkers binnen de organisatie. Zorg ervoor dat iedereen op de hoogte is van de structuur van de organisatie en wie waarvoor verantwoordelijk is. Dit voorkomt verwarring en zorgt voor een soepelere samenwerking binnen de organisatie.
Conclusie
Het opstellen van een organigram is een essentieel onderdeel van een goed georganiseerde organisatie. Het geeft een duidelijk overzicht van de structuur van de organisatie en de verantwoordelijkheden van elk individu. Door een organigram op te stellen, voorkom je dubbele taken, overlappingen in verantwoordelijkheden en miscommunicatie. Volg de stappen hierboven om een effectief organigram op te stellen en zorg ervoor dat alle medewerkers op de hoogte zijn van de organisatiestructuur.
